Formación y Nuevas tecnologías: el tándem perfecto para el entorno de las ONL
Margarita Calleja Aldana
Colaboradora de Sector3.net
Si utilizamos Internet a diario para la gestión de nuestras organizaciones, ¿por qué no utilizarlo también para la formación? El desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación ha revolucionado la manera de impartir formación en las organizaciones. La formación basada en Internet o e-learning supone una opción de calidad tanto para el desarrollo personal y profesional de trabajadores/as como para la consecución de las metas de la organización. Las condiciones actuales facilitan enormemente la implantación de sistemas de formación on line.
La formación es un proceso estructurado, ordenado y orientado a resolver los problemas que tienen las organizaciones y asegurar el desarrollo de las capacidades profesionales y de desarrollo personal de sus empleados.
El éxito de la formación depende de diversos factores, entre los que podemos destacar el sistema de detección de necesidades formativas y cómo éstas constituyen la base para construir la demanda de formación y posteriormente el plan de formación de la organización.
Desde Sector3.net hemos venido promoviendo de forma continuada el desarrollo de acciones formativas en organizaciones no lucrativas, creyendo firmemente en que la formación es una inversión que beneficia tanto a los profesionales como a las organizaciones a conseguir sus metas.
El desarrollo de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC) han contribuido a generar nuevos soportes y materiales y nuevas formas de comunicación, además de crear nuevos sistemas de telecomunicaciones que favorecen la comunicación en la distancia y, en consecuencia, potencian el intercambio y el conocimiento.
En los últimos años, la palabra formación ha pasado de ser una auténtica desconocida a estar presente en todos los ámbitos (medios de comunicación, convenios colectivos, contratos de trabajo). También las TIC han contribuido a la progresiva significancia de la formación en las organizaciones; han revolucionado la forma de impartir formación, dando alternativas y soluciones a la formación tradicional presencial y a distancia.
Efectivamente, si usted se enfrenta a una situación en la que un número amplio de personas de su organización deben recibir formación de una determinada materia clave para el futuro de la organización y que, además, no se encuentran en el mismo sitio geográfico, puede diseñar una acción formativa presencial, pero también puede plantear acciones mixtas (blended learning) en las que la formación on line y la formación presencial se repartan el trabajo o, también podrá pensar en impartir la acción formativa que se imparta de manera íntegra on line.
La formación on line reduce los costes de la formación presencial de desplazamientos, de horas de profesorado, de alquiler de aulas, de dietas, etc.. Así mismo, la lógica se impone... Si disponemos de página web, del correo electrónico, de sistemas de información en red, de Intranet, es decir, si aprovechamos las TIC para la gestión de las organizaciones, ¿por qué no aprovecharlas también para la formación?
La formación on line o e-learning es una forma de enseñar para aprender que se revela idónea para entornos profesionales. Algunas de las razones que avalan esta afirmación: aprendizaje activo, abierto, colaborativo, constructivo, flexible, contextualizado, orientado a metas, reflexivo e interactivo. Además, los modelos de aprendizaje experencial y de learning by doing (aprender haciendo) fomentan el interés, la participación y la motivación del alumno/a.
Implantar un sistema de formación on line no es difícil. Debemos empezar por realizar un detección y posterior análisis de las necesidades formativas partiendo de las competencias profesionales de cada puesto de trabajo. Como resultado obtendremos un listado de conocimientos habilidades y actitudes a desarrollar, denominadas necesidades formativas. El siguiente paso consiste en analizar los problemas con los que se conviven día a día, intentando analizar sus síntomas e indagar sobre sus posibles causas. Las causas de los problemas detectados pueden derivar en dos acciones: acciones formativas (formar para solucionar el problema denominados factores inductores de formación) o acciones organizativas (cambiar para solucionar el problema o factores inductores de medidas organizativas).
Con todo ello, procederemos a confeccionar nuestro plan de formación. Esta fase de prediseño debería dar como resultado dos documentos: el plan de formación citado y el plan de acción, el cual contemplará el análisis de la viabilidad/rentabilidad de las diferentes modalidades de formación y la definición de requisitos para cada una de estas modalidades.
Si tras esta fase de prediseño, todo apunta a que su organización necesita un sistema diferente a la formación presencial, ya sea mixta (formación presencial combinada con formación a distancia on line) o íntegramente a distancia a través de Internet, llega la hora de implantar un sistema de e-learning en su organización.
A la hora del diseño de un sistema de formación on line deberemos pensar en tres elementos básicos: la plataforma o Learning Management System (LMS), los contenidos o Courseware y los sistemas de comunicación (síncronos y asíncronos).
La plataforma o Learning Management System (LMS) es el núcleo alrededor del cual giran todos los demás elementos. La funciones básicas de las LMS son gestionar usuarios (altas, bajas, control de accesos y de aprendizaje,...) gestionar los cursos propiamente (crear actividades, autoevaluaciones, lanzar contenidos, etc) y gestionar los servicios de comunicación (crear foros, chat, gestionar el buzón de correo electrónico, gestionar la agenda o el tablón de anuncios, etc.)
Los contenidos son el elemento más importante de un sistema de formación, cualquiera que sea su modalidad de impartición, de nada vale disponer de una maravillosa plataforma o de unos sistemas de comunicación estupendos si no contamos con unos contenidos de calidad.
Los contenidos de e-learning estarán en un formato u otro en función de la materia a impartir. Habitualmente, el formato más utilizado es el Web Based Training, que son cursos a través de Internet que permiten la interacción del usuario con la interfaz gráfica avanzando (de forma lineal, jerárquica, en red,...) por el contenido y avaluando lo que va aprendiendo.
Finalmente, la acción formativa debe aprovechar e integrar las nuevas formas de comunicación que ofrecen la TIC. La gran mayoría de plataformas en el mercado cuentan con servicios de comunicación síncrona o en tiempo real, como el chat o la videoconferencia, y comunicación asíncrona como el foro, el buzón de correo o el tablón de anuncios.
En referencia a los dos primeros elementos (plataforma y contenidos) es importante tratar el tema de los estándares. De una forma sencilla, los estándares hacen referencia a la compatibilidad entre las diferentes plataformas existentes en el mercado y los diferentes proveedores de contenidos basados en Internet. Los estándares de e-learning van a permitir rentabilizar la inversión en formación on line, ya que se asegura que cualquier contenido de cualquier fabricante pueda ser cargado en cualquiera de las plataformas que sigan los estándares. Actualmente, los estándares más seguidos son las especificaciones ADL SCORM y AICC.
Una vez contamos con estos tres elementos básicos, es hora de implantar la acción formativa on line. En esta etapa debe comunicarse a los miembros de la organización el nuevo sistema de formación adoptado, realizándose si procede, algún curso sobre la metodología y recursos de la formación on line. En la etapa de implantación hay dos procesos importantes: la gestión del curso y la tutorización del curso.
La gestión del curso integra procedimientos básicos de secretaría del curso: altas, bajas, colgar materiales, comunicación con los alumnos y alumnas, etc. En otras palabras, es el puente de comunicación entre la organización y los alumnos/as del curso. La tutorización puede absorber estas funciones, en función del número de alumnos y de la materia tratada, pero sin embargo la figura del tutor/a se refiere a la persona que es experta en la materia que se está impartiendo en la acción formativa. Pero además, el tutor/a debe integrar competencias tecnológicas, competencias didácticas y competencias tutoriales.
Una vez impartida la acción formativa, debemos proceder a su evaluación. Para ello, contamos con la información de seguimiento de los alumnos/as que ha generado la LMS y con la evaluación de la participación, de la calidad de las actividades prácticas entregadas y de la valoración del trabajo en grupos, realizada por la persona tutora del curso.
En conclusión, podemos decir que el e-learning es viable y rentable en las organizaciones del Tercer Sector. Muchas organizaciones empresariales e instituciones han adaptado parte de sus planes de acogida (Welcome Plan o Plan de bienvenida) a nuevos profesionales a la nuevas tecnologías: diseño atractivo, capacidad de interacción y estilo cordial son las claves para que los nuevos miembros de la organización se integren en una organización del siglo XXI.
Finalmente, cabe nombrar que existen ayudas y subvenciones desde todos los niveles de la Administración para promover el uso de las nuevas tecnologías en la formación de las empresas. Existen también plataformas asequibles, y cada día existen más empresas proveedoras de contenidos de calidad. Existe la oportunidad. Piénselo.
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